Bases De Datos Access

Qué es una base de datos?
Una base de datos puede ser utilizado para guaradar pequeños o grandes volumenes de información tambien es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Y principalmente estan adaptadas a programas informaticos los cuales guardan y utilizan esa información.

Qué es Microsoft Access?
Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
(tomado de Wikipedia)

¿Que es una base de datos Access?
n la vida cotidiana se interacciona continuamente con entidades tales como personas, documentos u otros. En una empresa, las entidades están representadas por los operarios, los empleados, los clientes, los proveedores, las facturas. En un hospital nos encontraríamos con los médicos, pacientes, enfermeras, cuadros clínicos, etc. Puesto que en cada caso se debe trabajar con una gran cantidad de datos, surge la necesidad de almacenarlos de manera que nos resulten de fácil acceso en cada momento y, por consiguiente, útiles a nuestras actividades. Si por ejemplo cada día debemos gestionar varias decenas de clientes y facturas, utilizaremos un sistema para memorizar los datos como, por ejemplo, un fichero, más bien antes que recurrir únicamente a la memoria.

Cuales son los componentes de una base de Datos Access?
Es el programa quien realiza automáticamente todas las estructuras necesarias tales como las tablas, máscaras, consultas, etc.
Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.

-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.

-Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos.

-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más improtantes.

-Macros: automatizan las funciones de la base de datos

-Módulos: registran de Access Basic (programación).

Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.

¿Cuales son los aspectos que deben tenerse en cuenta para diseñar una base de datos en Access?
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.
Pasos para diseñar una base de datos:

Determinar la finalidad de la base de datos.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

Determinar los campos que se necesitan en las tablas.

Identificar los campos con valores exclusivos.

Determinar las relaciones entre las tablas.

Precisar el diseño.

Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.